Fungsi Manajemen

Fungsi utama dalam manajemen adalah Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Actuating/Directing), dan Pengendalian atau Pengawasan (Controlling)

1.     Fungsi Perencanaan (Planning)

Adalah proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat  untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskanbagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.

            Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan, yaitu :

1.      Tindakan apa yang harus dikerjakan

2.      Apa sebabnya tindakan tersebut hrus dilakukan

3.      Dimana tindakan tersebut dilakukan

4.      Kapan tindakan tersebut dilakukan

5.      Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

6.      Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut

Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan

•         Menetapkan tujuan dan target bisnis

•         Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut

•         Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

•         Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

Tipe tipe perencanaan yang digunakan para manajer, meliputi  :

1.Perencanaan Jangka Panjang dan Jangka Pendek

2. Perencanaan strategi dan operasional

2.     Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

Adalah proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :

1.      Adanya tujuan bersama

2.      Adanya kerjasama dua orang atau lebih

3.      Adanya pembagian tugas

4.       Adanya kehendak untuk bekerja sama

Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah
- Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
- Adanya kerja sama
- Adanya tujuan
- Adanya sasaran
- Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati
- Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian

•         Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan

•         Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

•         Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

•         Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :

1.      Bentuk pyramid

2.      Bentuk vertical

3.      Bentuk horizontal

4.      Bentuk lingkaran

3.     Fungsi Pengarahan dan Implementasi (Actuating/Directing)

Adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi

•         Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan

•         Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

•         Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

4.     Fungsi Pengendalian atau Pengawasan (Controlling)

Adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengendalian atau Pengawasan

•         Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

•         Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

•         Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Cara-cara pengendalian atau pengawasan sebagai berikut :

1.      Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.

2.      Pengawasan tidak langsung adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan.

3.      Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung.

Macam-macam pengandalian adalah sebagai berikut :

1.      Pengandalian intern (Internal Control) adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.

2.      Pengendalian extern (Exsternal Control) adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.

3.      Pengendalian resmi (Formal Control) adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.

4.      Pengendalian konsumen (Informal Control) adalah penilaian yang dilakukan masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun secara tidak langsung.