Fungsi utama dalam
manajemen adalah Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing),
Pengarahan (Actuating/Directing), dan Pengendalian atau Pengawasan (Controlling)
1.
Fungsi
Perencanaan (Planning)
Adalah
proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan
di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan.
Perencanaan
didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskanbagaimana
hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan,
tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.
Perencanaan yang baik harus dapat
menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan, yaitu :
1.
Tindakan apa yang harus dikerjakan
2.
Apa sebabnya tindakan tersebut hrus
dilakukan
3.
Dimana tindakan tersebut dilakukan
4.
Kapan tindakan tersebut dilakukan
5.
Siapa yang akan melakukan tindakan
tersebut
6.
Bagaimana cara melaksanakan tindakan
tersebut
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan
•
Menetapkan
tujuan dan target bisnis
•
Merumuskan
strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
•
Menentukan
sumber-sumber daya yang diperlukan
•
Menetapkan standar/indikator
keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
Tipe
tipe perencanaan yang digunakan para manajer, meliputi :
1.Perencanaan Jangka Panjang dan
Jangka Pendek
2. Perencanaan
strategi dan operasional
2.
Fungsi
Pengorganisasian (Organizing)
Adalah proses yang menyangkut bagaimana strategi dan
taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur
organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang
kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja
secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1.
Adanya
tujuan bersama
2.
Adanya
kerjasama dua orang atau lebih
3.
Adanya
pembagian tugas
4.
Adanya kehendak untuk bekerja sama
Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah
- Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
- Adanya kerja sama
- Adanya tujuan
- Adanya sasaran
- Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati
- Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas
Kegiatan dalam Fungsi
Pengorganisasian
•
Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan
menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
•
Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan
adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
•
Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
•
Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi
yang paling tepat
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi
menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk
pyramid
2. Bentuk
vertical
3. Bentuk
horizontal
4. Bentuk
lingkaran
3.
Fungsi
Pengarahan dan Implementasi (Actuating/Directing)
Adalah proses implementasi program agar dapat
dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar
semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran
dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan dalam Fungsi
Pengarahan dan Implementasi
•
Mengimplementasikan proses kepemimpinan,
pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja
secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
•
Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai
pekerjaan
•
Menjelaskan
kebijakan yang ditetapkan
4.
Fungsi
Pengendalian atau Pengawasan (Controlling)
Adalah proses yang dilakukan untuk memastikan
seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan
diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun
berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengendalian
atau Pengawasan
•
Mengevaluasi
keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator
yang telah ditetapkan
•
Mengambil
langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
•
Melakukan
berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian
tujuan dan target bisnis
Cara-cara
pengendalian atau pengawasan sebagai berikut :
1.
Pengawasan langsung adalah pengawasan
yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
2.
Pengawasan tidak langsung adalah
pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan.
3.
Pengawasan berdasarkan kekecualian
adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa
dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan
dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung.
Macam-macam
pengandalian adalah sebagai berikut :
1.
Pengandalian intern (Internal Control) adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang
atasan kepada bawahannya.
2.
Pengendalian extern (Exsternal Control) adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak
luar.
3.
Pengendalian resmi (Formal Control) adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi
atau pejabat dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.
4.
Pengendalian konsumen (Informal Control) adalah penilaian yang
dilakukan masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun secara tidak langsung.